Het geregistreerd kassasysteem: wat voor beest is dat?
De laatste jaren viel er in de horeca niet naast te kijken: het geregistreerd kassasysteem (ook wel de witte kassa genoemd) is alomtegenwoordig. Dit systeem tegen btw-fraude werd in 2016 ingevoerd en werd bedoeld om voor eens en voor altijd zwartwerk te elimineren. Maar hoe werkt dat systeem nu eigenlijk? Wat zijn de nadelen? Wordt het ook wel echt opgevolgd? Hoog tijd om eens op onderzoek uit te gaan.
Waarom een geregistreerd kassasysteem?
De witte kassa is een manier om betere controles uit te voeren op horecazaken. In het verleden was het zo dat er in de horeca heel wat fiscale regels omzeild werden. Zwartwerk, inkomsten die men niet aangaf en ga zo maar door. Door de invoering van de witte kassa was het de bedoeling om eerlijkere concurrentie te bekomen en belastingfraude een halt toe te roepen.
Wat is dat met die zwarte dozen en witte kassa’s?
De witte kassa is de term die verwijst naar de kassa zelf die alles registreert. Dit is wat men noemt het geregistreerd kassasysteem. Daarnaast is er ook nog de zogenaamde zwarte doos. Deze zwarte doos is de volksnaam die is gegeven aan de module die gekoppeld is aan de kassa zelf. Het is dit doosje dat de handelingen ook echt registreert. Alles wat de zwarte doos opslaat is onuitwisbaar en is wat de fiscus ook daadwerkelijk controleert.
Wie moet een geregistreerd kassasysteem hebben?
Sinds medio 2016 is elke Belgische zaak met een omzet van 25 000 euro of meer uit maaltijden verplicht om een witte kassa te hebben. Zelfs als je nadien onder de 25 000 euro duikt moet je toch het GKS blijven in gebruik houden. Belangrijk om te weten is ook dat het niet uitmaakt dat maaltijden niet de hoofdactiviteit is. Ook andere zaken die als nevenactiviteit de verkoop van maaltijden hebben moeten vanaf het drempelbedrag een GKS bijhouden. Daarbij wordt wel een uitzondering gemaakt voor maaltijden die take-away zijn. Enkel voedsel dat ter plekke wordt genuttigd telt mee in de 25 000 euro.
De kostprijs
Afhankelijk van het kassasysteem dat in de zaak gebruikt wordt zal de prijs ook anders liggen. Reken alleszins op een prijs van rond de 400 euro. Van dit aankoopbedrag kan een fiscale aftrek toegepast worden omdat het beschouwd wordt als een digitale investering. Het is dus wel degelijk een kostprijs, maar wel eentje die ook voordelen heeft. Het is door het geregistreerd kassasysteem een stuk gemakkelijker om jouw administratie bij te houden. Ook de belastingaangifte verloopt een pak vlotter voor wie een witte kassa heeft.
De sancties
De meeste ondernemers houden zich aan de wetgeving en hebben een witte kassa in huis. Maar wat als je dat nu niet hebt? Er worden wel degelijk controles uitgevoerd bij zaken waarvan men vermoed dat ze een witte kassa zouden moeten hebben. Ook ondernemingen die er eentje hebben worden gecontroleerd op het correct gebruik ervan. Overtredingen worden beboet met boeten die kunnen oplopen tot 5 000 euro.